Tips Mengelola e-Mail

Berikut tips mengelola e-Mail secara profesional:

1. Ikutilah tata krama dalam mengirim email, khususnya jika email itu penting. Buatlah pesan secara singkat, terfokus dan jelas.
2. Hargai penerima email Anda dengan ucapan sapaan hormat semacam ‘terima kasih’ dan sebagainya. Buatlah pula subyek email dengan jelas.
3. Hati-hati, jangan sampai mengirim email pada orang yang salah. Teliti selalu sebelum membeli mengirim email penting.
4. Jangan hanya memakai 1 alamat email untuk segala urusan. Bagi-bagi alamat email Anda untuk urusan bisnis, pertemanan, mailing list dan sebagainya agar tidak menimbulkan kebingungan karena banjir email.
5. Mengecek seluruh akun email mungkin akan terlalu menyita waktu. Solusinya, Anda bisa memakai software gratis seperti Prompter. Software ini bisa otomatis mengumumkan email yang masuk pada pengguna serta mengorganisir email.
6. Jangan tekan tombol ‘kirim’ terlalu cepat. Baca ulang email Anda untuk meminimalisir kesalahan seperti salah ketik atau salah kata. Terlalu banyak kesalahan dalam email bisa mempengaruhi persepsi penerima bahwa Anda ceroboh dan tidak menghargai sang penerima pesan.
7. Seringkali Anda lupa bahwa Anda perlu mencantumkan ‘attachment’. Untuk itu, pastikan ‘attachment’ jangan sampai ketinggalan.
8. Atur email dengan mengelompokkan dan memasukkannya kedalam folder sesuai dengan kategorinya, agar kita mudah untuk mengeceknya kembali dan isi email menjadi lebih rapi.
9. Jangan sembarangan register keanggotaan pada satu layanan website yang menggunakan email, karena pihak penyedia layanan bisa saja memanfaatkan alamat email untuk keperluan seperti spam dan sebagainya.